¿Utiliza tu empresa una herramienta de IA para filtrar candidatos, asignar turnos, calcular salario variable o evaluar rendimiento?

¿Podrías explicar, de forma sencilla y documentada, qué datos usa ese sistema, qué decisión apoya, quién revisa el resultado y cómo puede discutirlo la persona afectada?

Esta es la pregunta importante. El debate no va de prohibir la IA en recursos humanos, sino de evitar que decisiones relevantes sobre personas se tomen mediante sistemas opacos. El Consejo de Ministros ha aprobado el Real Decreto por el que se transpone la Directiva (UE) 2019/1152, relativa a unas condiciones laborales transparentes y previsibles, con el objetivo de reforzar la información que recibe la persona trabajadora sobre sus condiciones laborales.

¿Cuándo será obligatorio?

La obligación será exigible a los 20 días de su publicación en el BOE. Si la publicación se produce en torno al 9 o 10 de septiembre de 2026, la referencia práctica sería finales de septiembre o principios de octubre de 2026.

Para nuevos contratos, la información deberá facilitarse antes del inicio de la relación laboral. Para contratos ya vigentes, la persona trabajadora podrá solicitar la información esencial y la empresa deberá entregarla en el plazo de 30 días.

¿Afecta a todas las empresas?

No afecta por usar cualquier software de RR. HH., pero sí cuando la empresa utiliza sistemas algorítmicos o automatizados para determinar, modificar o influir en condiciones laborales relevantes.

Esto puede incluir herramientas de selección, contratación, asignación de turnos, jornada, salario variable, productividad, evaluación del rendimiento, promoción, periodo de prueba o extinción del contrato.

Dicho de forma sencilla: si el sistema organiza, mide, clasifica o condiciona decisiones sobre personas trabajadoras, la empresa debe poder explicarlo.

Esto no empieza de cero

España ya tenía una referencia importante. El artículo 64.4.d) del Estatuto de los Trabajadores, introducido por la llamada Ley Rider, reconoce el derecho del comité de empresa a ser informado sobre los parámetros, reglas e instrucciones de algoritmos o sistemas de inteligencia artificial que puedan incidir en condiciones de trabajo, acceso y mantenimiento del empleo, incluida la elaboración de perfiles.

La novedad ahora es que la transparencia se refuerza también desde la información individual al trabajador, no solo desde la representación colectiva. Esto es relevante porque acerca el deber de información a la relación laboral concreta: qué condiciones tengo, cómo se determinan y si hay tecnología influyendo en ellas.

AI Act y RR. HH.

El AI Act también tiene mucho que decir. Su anexo III considera de alto riesgo determinados sistemas de IA utilizados en empleo y gestión de trabajadores, especialmente cuando sirven para selección, contratación, promoción, terminación contractual, asignación de tareas o evaluación del rendimiento y comportamiento.

Esto no significa que cualquier herramienta de RR. HH. sea automáticamente de alto riesgo. Habrá que analizar si realmente hay IA, qué datos utiliza, qué función cumple, qué peso tiene en la decisión y si afecta de forma relevante a una persona trabajadora.

Pero el criterio es claro: cuanto más se acerque la herramienta a decisiones importantes sobre personas, mayor debe ser el control. En esos casos hacen falta análisis de riesgos, calidad del dato, documentación, trazabilidad, supervisión humana y capacidad de explicar el resultado.

Además, el artículo 4 del AI Act exige alfabetización en IA, es decir, que quienes utilizan estos sistemas entiendan razonablemente sus capacidades, límites y contexto de uso. Y el artículo 26 exige, para sistemas de IA de alto riesgo en el lugar de trabajo, informar a representantes de los trabajadores y personas afectadas antes de su utilización.

RGPD: datos, perfiles y decisiones

Si la herramienta trata datos personales, entra el RGPD. La empresa tendrá que revisar base jurídica, finalidad, minimización, información, seguridad, conservación, accesos y responsabilidad proactiva.

Y si el sistema perfila o influye de forma relevante en una decisión sobre una persona, conviene mirar especialmente el artículo 22 del RGPD, relativo a decisiones individuales automatizadas, incluida la elaboración de perfiles.

Como he comentado en otros artículos sobre scoring en banca, el problema no está solo en que un sistema puntúe, ordene o clasifique información. El problema aparece cuando esa puntuación se convierte en una decisión importante sin explicación suficiente, sin revisión humana real y sin posibilidad práctica de discutir el resultado.

Qué tiene que hacer una empresa

Lo primero es inventariar las herramientas utilizadas en selección, onboarding, turnos, productividad, salario variable, evaluación, promoción, periodo de prueba y extinción contractual.

Después, la empresa debería revisar si esas herramientas tratan datos personales, si incorporan IA o reglas automatizadas, si afectan a condiciones laborales, qué proveedor interviene, qué decisiones apoyan, quién supervisa el resultado y qué evidencias se conservan.

No se trata de generar burocracia por generar papeles. Se trata de que, si mañana alguien pregunta por qué una persona no superó el periodo de prueba, no recibió un bonus, fue cambiada de turno o quedó fuera de un proceso de selección, la empresa pueda explicar qué criterios aplicó, qué papel tuvo el sistema y quién tomó la decisión final.

Conclusiones

La nueva norma no prohíbe el uso de algoritmos o IA en RR. HH., pero sí obliga a usarlos con más transparencia y control.

Afectará especialmente a empresas que utilizan herramientas para contratar, organizar turnos, calcular variables salariales, medir productividad, evaluar rendimiento, decidir promociones o apoyar decisiones sobre continuidad contractual.

Mi opinión es que la medida tiene sentido si se aplica bien. Si se queda en una cláusula genérica dentro del contrato, aportará poco; si obliga a inventariar sistemas, explicar criterios, formar a quienes los usan y conservar evidencias, puede mejorar mucho la calidad de las decisiones laborales.

La idea final es sencilla: la IA puede ayudar a contratar, organizar, evaluar o promocionar, pero no puede convertirse en una caja negra. En el ámbito laboral, más tecnología exige más transparencia, más criterio y más responsabilidad.